Política de teletrabajo suplementario a través del modelo híbrido
El objetivo de nuestra política de teletrabajo suplementario a través del modelo híbrido es brindar flexibilidad a nuestros colaboradores, para desarrollar sus actividades laborales tanto en la sede de la empresa como fuera de ella. Esta política busca fomentar un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, al tiempo que promueve la productividad y el compromiso de los equipos de trabajo.
2. Alcance de la política
Esta política se aplica a los cargos que se encuentran habilitados para realizar teletrabajo suplementario bajo el modelo hibrido, relacionados en el procedimiento PQ-50 Teletrabajo.
3. Definición del modelo híbrido
El teletrabajo suplementario a través del modelo híbrido implica un enfoque flexible en el que los Colaboradores tienen la opción de trabajar tanto en la oficina (sede de la empresa) como fuera de ella, según sus necesidades y las de la empresa. Los Colaboradores pueden tener horarios flexibles y alternar entre trabajar en la oficina y trabajar desde casa u otro lugar remoto.
De conformidad con el artículo 2.2.1.5.22 del Decreto 1227 de 2022, “De común acuerdo las partes, podrán determinar que el teletrabajo suplementario se desarrolle a través de modelos híbridos de trabajo, esto es, que se labore de manera alternada, dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo en el centro de trabajo, para lo cual, de mutuo acuerdo, determinarán los días de presencialidad y teletrabajo que podrán ser fijos o variables con el fin de satisfacer necesidades organizacionales del empleador o entidad pública.”
4. Beneficios del modelo híbrido
Flexibilidad:
El trabajo híbrido brinda a los Colaboradores la flexibilidad de equilibrar sus responsabilidades laborales y personales. Pueden adaptar sus horarios de trabajo para acomodar compromisos familiares, personales o profesionales, lo que mejora su bienestar y satisfacción general.
Mayor productividad:
Para muchos Colaboradores, el trabajo híbrido ha demostrado aumentar la productividad. Al tener la libertad de elegir dónde y cuándo trabajar, pueden encontrar entornos más propicios para concentrarse, minimizando interrupciones y optimizando su rendimiento.
Ahorro de tiempo y costos:
Al evitar los desplazamientos diarios a la oficina, los Colaboradores pueden ahorrar tiempo y costos asociados, como el transporte y los gastos de comida. Esto también puede contribuir a una reducción de la huella de carbono y fomentar un enfoque más sostenible.
Mayor atracción y retención de talento:
Ofrecer un programa de trabajo híbrido puede ser un diferenciador clave para atraer y retener talento. Muchos profesionales valoran la flexibilidad y buscan empresas que ofrezcan opciones de trabajo más equilibradas.
Mejor conciliación laboral y personal:
El trabajo híbrido permite a los Colaboradores pasar más tiempo con sus familias, atender a responsabilidades personales o participar en actividades extralaborales importantes. Esto contribuye a su bienestar general y a una mayor satisfacción laboral.
Colaboración global:
El trabajo híbrido facilita la colaboración con equipos distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas. Al utilizar herramientas de comunicación y colaboración en línea, los Colaboradores pueden trabajar de manera efectiva y colaborar en proyectos sin importar su ubicación física.
Resiliencia organizativa:
El trabajo híbrido puede aumentar la resiliencia de la empresa al brindar la capacidad de mantener las operaciones incluso en situaciones de emergencia o eventos imprevistos, como desastres naturales o crisis de salud pública.
Es importante destacar que el trabajo híbrido también presenta desafíos, como la necesidad de una gestión efectiva de la comunicación, la colaboración y la cultura organizacional.
5. Directrices de la Política
A continuación, se establecen los términos, características y condiciones para el desarrollo del modelo hibrido, conforme a las necesidades y particularidades propias de las actividades ejecutadas por la organización.
5.1 Relación de cargos que pueden desempeñar teletrabajo bajo la modalidad híbrido
A continuación, se relacionan los cargos que pueden desempeñar sus funciones bajo el modelo híbrido.
El Tratamiento de la información obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
Oficina Central – Proyectos
Gerente General
- Gerencia General.
- Subgerente General.
- Gerentes de área (Mercadeo, Licitaciones, Infraestructura, Oil&Gas, Energía, Financiero Administrativo).
- Directores de área (Jurídico, Contable, SIG, Tesorería).
- Jefes de área (Contratación y Nómina, Tecnología, Selección, Gestión Documental)
- Coordinadores de área (Logística y Abastecimiento, Contable, Financiero Licitaciones, Sostenibilidad, SST Oil&Gas)
- Gestores Jurídicos (Dirección jurídica).
- Líderes de área (Licitaciones, Soporte Tecnología, Administrador de Infraestructura Tecnológica).
- Analistas (Contable, Compras, Contratación, Nomina, Selección, Soporte en Tecnología, Tesorería y pagos).
- Apoyo Financiero
- Asistentes (Administrativo, Contable, Gerencia General, Gerencia Técnica,
- Auditor
- Auxiliares (Compras, Tecnología y Tesorería)
- Gerentes de proyecto.
- Coordinadores de proyectos.
5.2 Elegibilidad
Para que un Colaborador, pueda postularse al modelo híbrido debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Verificar que el cargo esté habilitado para teletrabajo bajo el modelo híbrido, según la relación de cargos habilitados, según procedimiento PQ-50.
- Informar al jefe inmediato la intención de realizar teletrabajo bajo el modelo híbrido y contar con el visto bueno del mismo. Todas las postulaciones de cada área serán verificadas por los jefes y sujetas a aprobación por parte de ellos.
- Aplicar el formulario de habilitación en el siguiente link “Formulario para postulación de teletrabajo suplementario a través del modelo híbrido”
- Cumplir con las especificaciones relacionadas en el numeral “Espacio de trabajo”.
5.3 Igualdad
Se promueve la igualdad de trato en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y demás derechos fundamentales laborales, en el marco del modelo híbrido. Igualmente se declara que no se desmejorará las condiciones y derechos laborales de los trabajadores que se señalen en su contrato de trabajo, al realizar el modelo híbrido.
5.4 Horarios de Trabajo
Para el teletrabajo bajo el modelo híbrido, se mantendrá los mismos horarios establecidos al modelo presencial, cumpliendo con la jornada laboral establecida, sin afectar el descanso efectivo y su derecho a la desconexión laboral, dichos horarios son:
- Lunes a jueves de 7:00 am a 5:00 pm y viernes de 7:00 am a 4:00 pm (con una hora de almuerzo todos los días) ó,
- Lunes a jueves de 8:00 am a 6:00 pm y viernes de 8:00 am a 5:00 pm (con una hora de almuerzo todos los días).
5.5 Días de trabajo en la oficina
Los Colaboradores que opten por la modalidad híbrido, de común acuerdo con su jefe o líder de proceso, definirán la distribución de los horarios (Fig. 1) entre cada teletrabajador en el área, asegurando las siguientes condiciones:
- El número de días de trabajo en casa son 2 y de trabajo en oficina son 3.
- El día miércoles, es el día en que todos los colaboradores estarán de manera presencial en las instalaciones de la oficina central.
- Para evitar la frecuencia de traslados del equipo de cómputo asignado, los días de trabajo en casa y en oficina, serán consecutivos, igualmente serán consecutivos entre cada semana (Fig. 1).
- Cada jefe deberá asegurar la rotación de días entre sus colaboradores con el fin de no perder el relacionamiento personal entre los integrantes del equipo de trabajo.
- Tener disponibilidad para asistir a la oficina en los días no programados, para colaborar con proyectos específicos o facilitar la comunicación con los demás miembros del equipo o de otra área, este escenario no implica cambios sobre los días definidos, ni reposición, compensación o cambio de días. Una vez superada la contingencia se retomará el horario definido para el teletrabajo.
- Una vez definidos los días la semana que se asistirá a la oficina, en lo posible no se cambiaran.
- En la asignación de los turnos, se debe garantizar por cada área que al menos haya una persona del equipo en modalidad oficina al día.
5.6 Comunicación y colaboración
Comunicación clara: Los Colaboradores deben mantener una comunicación clara y efectiva con sus equipos, tanto en la oficina como de forma remota. Esto incluye compartir actualizaciones sobre el progreso del trabajo, informar sobre cualquier cambio en la disponibilidad o en el horario, y estar accesibles para cualquier consulta o colaboración necesaria.
Colaboración remota: Los Colaboradores que trabajen de forma remota deben asegurarse de mantener una colaboración efectiva con sus compañeros de equipo. Utilizar herramientas y plataformas de colaboración en línea, compartir documentos y participar activamente en las discusiones y proyectos compartidos es fundamental para mantener un ambiente de trabajo colaborativo. Se espera que respondan a las comunicaciones dentro de un tiempo razonable y participen en reuniones presenciales o virtuales según lo programado.
Canales de comunicación: Se fomentará el uso de herramientas de comunicación y colaboración en línea para mantener la conexión entre los Colaboradores que realizarán trabajo híbrido y aquellos que están en la oficina. Se utilizarán plataformas de mensajería, videoconferencia y gestión de proyectos para facilitar la colaboración y mantener a todos los Colaboradores informados.
Adicional a lo anterior, se tendrán los siguientes puntos de contacto:
Comité de Convivencia – Quejas de convivencia o denuncias de acoso laboral: comitedeconvivencia@aciproyectos.com
Reporte de Accidentes e Incidentes de Trabajo
Solicitudes ante el comité paritario de SST: auracontreras@aciproyectos.com
Gestión De talento humano
Contratación y nómina: jefepersonal@aciproyectos.com
Bienestar y desarrollo: yulymendez@aciproyectos.com
Servicios TIC: Mesa de ayuda
Ética empresarial: Línea ética
5.7 Equipamiento y Seguimiento
El equipo de cómputo asignado para sus labores en trabajo presencial será el mismo que se utilizará en la modalidad de trabajo híbrido.
El uso del equipo de cómputo es única y exclusivamente para actividades laborales.
Cada colaborador será responsable de suministrar los periféricos (teclado, mouse auxiliar) bajo su costo ya que no se permitirá el retiro de los suministrados para el trabajo presencial en la oficina central.
Cada colaborador deberá asegurar una conexión a internet con las siguientes características:
- Capacidad entre: 50 y 500 mega bytes
- Tipo de conexión: WIFI y/o Cable.
Cada colaborador es responsable de garantizar la seguridad de los equipos y cumplir con las políticas de ciberseguridad establecidas por la empresa, reiterando que la clave de acceso a estos equipos es personal e intransferible.
5.8 confidencialidad de la información:
Los Colaboradores deben respetar la privacidad de los demás y proteger la confidencialidad de la información de la empresa. Esto implica garantizar la seguridad de la información documentada mientras se trabaja de forma remota, aplicando los procedimientos y políticas de ciberseguridad establecidas por la organización.
Cada trabajador tiene la obligación de almacenar toda la información generada en la nube de ACI PROYECTOS (OneDrive y SharePoint), no estará permitido el almacenamiento de información en el disco duro de los equipos.
5.9 Respeto a la intimidad personal y familiar :
Los Colaboradores en el teletrabajo bajo el modelo híbrido gozarán el mismo derecho a la desconexión laboral, el cual inicia una vez finalizada la jornada laboral, de tal forma pueda disfrutar efectiva y plenamente del tiempo de descanso, licencias, permisos, vacaciones y de su vida personal y familiar.
5.10 Espacio de trabajo:
Los Colaboradores son responsables de mantener su espacio de trabajo en casa en condiciones adecuadas para realizar sus tareas de manera eficiente. Esto incluye tener una conexión a internet estable, un entorno de trabajo limpio y ordenado, y la disponibilidad de los recursos necesarios para desempeñar sus funciones.
Las siguientes son las disposiciones en cuanto a especificaciones de puesto de trabajo:
- El área requerida para el acondicionamiento del puesto de trabajo no debe ser inferior a 2 metros cuadrados, este espacio debe ser libre, sin contar el mobiliario.
- La superficie de trabajo o mesa de trabajo debe ser suficiente que permita la movilidad de las piernas, con una profundidad entre 60 cm a 70 cm y una altura entre 73 cm y 75 cm.
- Contar con una base para portátil ajustable o en su defecto monitor con su respectiva base.
- Contar con silla confortable para trabajo con video terminales, que cumpla con características mínimas como: ajustables en altura y profundidad, espaldar alto y asientos acolchados, con rondines y base de cinco puntos.
- Contar con apoya pies, si se requiere, este elemento se confirmará por medio de la inspección del puesto de trabajo.
- Contar con periféricos (mouse y teclado).
- Contar con extintor multipropósito mínimo de 10 Lb.
- Contar con botiquín de primeros auxilios, dotado con los siguientes elementos (Gasa estéril, esparadrapo, bajalenguas, guantes, vendas elásticas y de algodón de diferente tamaño, yodopovidona, solución salina con jeringa, termómetro, curas).
Nota: No se permitirá el uso de los siguientes elementos para el puesto de trabajo:
– Sillas rígidas no ajustables.
– Mesas que no cumplan con las medidas establecidas anteriormente, tanto en profundidad como en altura.
Se programará una inspección (presencial/virtual), donde se asegurarán que las condiciones del puesto cumplan los aspectos mismos en términos de seguridad y salud en el trabajo.
Cada colaborador contará con un tiempo de 5 días hábiles para acatar las recomendaciones generadas de la inspección del puesto de trabajo.
Si al realizar la inspección de identifican condiciones que no se puedan subsanar y que van en contra se la seguridad y salud del colaborador, se dará un concepto de no favorable para la modalidad de trabajo híbrido, hasta tanto no se aseguren las condiciones adecuadas para evitar daños a la salud del colaborador.
6. Incumplimiento de la política
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en esta política puede resultar en acciones disciplinarias, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Esto puede incluir llamados de atención, suspensiones o incluso la terminación del contrato laboral, dependiendo de la gravedad de la infracción y la frecuencia de los incumplimientos.
Esta política está diseñada para proporcionar flexibilidad y equilibrio a nuestros Colaboradores, al tiempo que se garantiza la colaboración efectiva y el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Se espera que todos los Colaboradores se comprometan con las disposiciones establecidas y contribuyan al éxito de esta modalidad de trabajo.
7. Medidas y actividades de promoción y prevención
Las medidas y actividades de prevención y promoción en favor del teletrabajador bajo el modelo híbrido se incluirán dentro del plan de trabajo anual del SIG, las cuales serán sujetos a la auditoria anual del sistema integrado de gestión
8. Plan de capacitación
El plan de capacitación anual incluirá las actividades necesarias, para el desarrollo del trabajo híbrido.
Las capacitaciones se realizarán de manera virtual y serán de carácter obligatorio para las personas que hayan sido habilitadas para implementar la medida de trabajo hibrido.
9. Evaluación y ajuste
Esta política será revisada periódicamente para evaluar su efectividad y realizar ajustes según sea necesario. Se alienta a los Colaboradores a proporcionar comentarios y/o sugerencias para mejorar la implementación del trabajo híbrido en la empresa, utilizando los mecanismos de contacto mencionados con anterioridad.