Política de tratamiento de datos personales ACI Proyectos S.A.S.

INTRODUCCIÓN

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de ACI PROYECTOS S.A.S, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales se garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

DEFINICIONES

Las siguientes son las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente documento:

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ACI PROYECTOS S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ACI PROYECTOS S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con NIT No. 860059851, con domicilio principal en la Carrera 7 No. 156-10 Piso 31 de la ciudad de Bogotá, República de Colombia. Página www.aciproyectos.com. Teléfono (57-1)7460460.

FINALIDAD

La información recolectada por ACI PROYECTOS S.A.S. tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social. ACI PROYECTOS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa;
  • Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

PRINCIPIOS

El tratamiento de datos personales se regirá bajo los siguientes principios:

  • Principio de finalidad: El Tratamiento de la información obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
  • Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACI PROYECTOS S.A.S. o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACI PROYECTOS S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  • Ser informado por ACI PROYECTOS S.A.S o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ACI PROYECTOS S.A.S. o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE ACI PROYECTOS S.A.S.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Toda petición, consulta, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: ACI PROYECTOS S.A.S.

Dependencia: Dirección Jurídica Dirección: Carrera 7 No. 156-10 Piso 31 Bogotá D.C., Colombia

Correo electrónico: info@aciproyectos.com

Teléfono: 7460460

PROCEDIMIENTO

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  1. Nombre completo y apellidos
  2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  3. Medios para recibir respuesta a su solicitud,
  4. Motivos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información),
  5. Documentos que se quiera hacer valer,
  6. Firma y número de identificación.

Si la solicitud, queja o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición para que subsane las falencias encontradas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o solicitud.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, manteniéndose hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 27 de Julio de 2013 y entra en vigencia a partir del día 30 de Julio de 2013.

Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.aciproyectos.com